8 spôsobov, ako tlačiť bezpečne pomocou tlačiarní Canon

Riešenia zabezpečenej tlače sú základnou požiadavkou v modernom pracovnom prostredí. Potreba hybridnej práce a zmysluplnejších mobilných riešení kladie neustále požiadavky na zabezpečenie sietí a ich pripojených zariadení vrátane tlačiarní.

Multifunkčná tlačiareň je aj naďalej ústredným prvkom kancelárie, či už sa používa na tlač faktúr, kopírovanie zmlúv alebo skenovanie citlivých dokumentov. Skutočnosť, že je prístupná pre viacerých používateľov na viacerých miestach, je pre podniky praktická, ale zároveň zvyšuje riziká kybernetickej bezpečnosti.

Ako teda môžete tlačiť papierové kópie, keď ich potrebujete, ale zároveň chrániť dôverné informácie a zachovať celkové zabezpečenie údajov?

Ako vysvetľuje špecialista spoločnosti Canon Europe na marketing produktov Zubair Rahim, najnovšie tlačiarne Canon MAXIFY a PIXMA prichádzajú s celým radom funkcií zabezpečenej tlače. „Ak používate jednu z tlačiarní radu MAXIFY GX, napríklad modely GX4040 a GX3040 pre domáce kancelárie alebo modely GX5040, GX6040 a GX7040 pre malé kancelárie, môžete si vychutnať nielen vysokú výťažnosť, ale aj vysoký stupeň zabezpečenia tlače,“ hovorí.

Dodržiavanie nariadenia GDPR a iných nariadení na ochranu údajov na celom svete znamená, že od podnikov sa vyžaduje, aby zaistili bezpečnosť a ochranu osobných údajov. Tlačiarne sú v tomto ohľade potenciálne zraniteľné, s možnosťou neoprávneného prístupu k dôverným údajom. Aj keď to závisí viac od procesov než od hardvéru, ktorý firma používa, do najnovších tlačiarní Canon je zabudovaných niekoľko funkcií, ktoré zvyšujú zabezpečenie tlače a znižujú riziko porušenia požiadaviek na ochranu údajov.

Na tomto mieste zdôrazňujeme kľúčové kroky, ktoré môžete podniknúť na zaistenie bezpečnej tlače a ochranu citlivých dokumentov.

• Zabezpečená tlač z cloudu a skenovanie do cloudu prostredníctvom funkcie Cloud Link
• Nastavenie hesla správcu
• Maximálne využívanie vzdialeného používateľského rozhrania
• Monitorovanie denníka úloh
• Posilnenie zabezpečenia pomocou automatických aktualizácií firmvéru
• Aktivácia upozornenia na odstránenie originálu
• Pridanie vodoznaku pomocou tlače pečiatky/pozadia
• Zabezpečená tlač so šifrovaním TLS 1.3

S uchovávaním citlivých údajov v počítači alebo notebooku je spojených množstvo rizík. Zariadenie vám môže niekto ukradnúť alebo sa doňho nabúrať a môže sa pokaziť alebo poškodiť hardvér na ukladanie údajov. Ukladanie údajov a dokumentov v cloude poskytuje dodatočnú úroveň ochrany a umožňuje bezpečnú tlač z obľúbených cloudových služieb prostredníctvom funkcie Canon PIXMA/MAXIFY Cloud Link, ako aj skenovanie do týchto cloudových služieb.

„Funkciu Cloud Link môžete využiť cez obrazovku tlačiarne, ak je ňou vybavená, alebo pomocou aplikácie Canon PRINT v smartfóne,“ vysvetľuje Zubair. „Organizácie dokážu uchovávať dokumenty centralizované v rámci zdieľaného účtu v službe Google Drive™, Dropbox™, službe Evernote® a Microsoft OneDrive®, takže nie je potrebné ukladať viacero kópií lokálne.“

Do funkcie Cloud Link je teraz začlenená aj služba Google Classroom™, ktorá umožňuje učiteľom a študentom tlačiť zdieľané dokumenty a skenovať priamo do priečinka Google Drive z tlačiarne.

Jednoduchá a pohodlná možnosť je nastavenie hesla správcu na obmedzenie neoprávneného prístupu k tlačiarni na sieťových tlačiarňach Canon MAXIFY a PIXMA. Správca môže v tlačiarni nakonfigurovať až 20 autorizovaných používateľov, pričom každému z nich je možné priradiť individuálne heslo. Bez hesla zostane obrazovka zamknutá. Tým sa pomôže zabezpečiť, aby tlačiareň nemohol použiť alebo aby do jej nastavení nemohol zasahovať ktokoľvek, kto príde k tlačiarni. „Toto je obzvlášť užitočná bezpečnostná funkcia pre tlačiarne, ktoré sa nachádzajú vo verejných priestoroch,“ hovorí Zubair. „Znamená to, že pomocou hesla správcu môžete nastaviť všetky nastavenia sietí Wi-Fi a LAN a všetky ich zablokovať.

„Môžete tiež ovládať, čo môžu robiť oprávnení používatelia. Môžete napríklad obmedziť kopírovanie len na čiernobiele alebo obmedziť funkcie skenovania, napríklad skenovanie na USB kľúče (ak je táto funkcia k dispozícii) alebo prístup do cloudu prostredníctvom obrazovky tlačiarne.“

Okrem aktivovania funkcií zabezpečenej tlače na samotnej tlačiarni je možné spravovať zariadenie a používateľov na diaľku pomocou vzdialeného používateľského rozhrania Canon.

Vzdialené používateľské rozhranie je dostupné priamo cez webový prehliadač alebo aplikáciu Canon PRINT. Umožňuje vám nakonfigurovať nastavenia tlačiarne, spúšťať úlohy údržby a čo je podstatné, meniť heslá, obmedzovať prístup a konfigurovať protokoly overovania zabezpečenia tlačiarne.

„Prostredníctvom vzdialeného používateľského rozhrania je možné spravovať všetky tieto protokoly,“ dodáva Zubair. „Dajú sa upraviť aj nastavenia funkcií AirPrint a Bonjour a spôsoby prístupu ľudí k tlačiarni. To môže byť užitočné, ak sa nachádzate na určitom mieste, či už v kancelárii alebo doma, a chcete, aby danú tlačiareň používali len používatelia na tomto mieste – môžete obmedziť prístup na základe IP adresy a povoliť pripojenie k zariadeniu iba z tých IP adries, ktoré poznáte a ktorým dôverujete.“

Ak ste správca alebo hlavný používateľ tlačiarne a máte podozrenie, že niekto zariadenie zneužíva alebo má k nemu prístup, keď to nemá povolené, môžete to zistiť pomocou denníka úloh tlačiarne.

„Je to jednoduchá história tlačových úloh, ktorá vám umožňuje vysledovať akékoľvek nezvyčajné správanie tlače,“ vysvetľuje Zubair. „Takže ak je počet tlačových úloh neobvykle vysoký alebo ak sa vykonávajú v časoch, o ktorých viete, že nikto nemal vtedy tlačiareň používať, potom (za predpokladu, že ste nastavili heslo správcu) môžete prejsť na denník úloh na obrazovke tlačiarne, ktorá je ňou vybavená.“

Aktualizácia firmvéru v smartfóne, tablete alebo počítači je bežnou súčasťou moderného života a niekedy sú k dispozícii rôzne aktualizácie aj pre tlačiarne.

V minulosti ste pri inštalácii najnovšieho firmvéru museli postupovať podľa pokynov na obrazovke alebo ste si museli overiť verziu firmvéru tlačiarne v samotnom zariadení. Mohli ste ju aktualizovať aj manuálne pomocou vzdialeného používateľského rozhrania alebo ste si mohli pozrieť stránku podpory spoločnosti Canon, kde sa dalo zistiť, či bola vydaná nová verzia.

„Niektoré z najnovších tlačiarní, napríklad Canon MAXIFY GX3040 a Canon MAXIFY GX4040, majú v súčasnosti automatické aktualizácie firmvéru,“ pripomína Zubair. „Tieto modely zabezpečia, aby boli nainštalované najnovšie aktualizácie.“

Pri používaní funkcie skenera alebo kopírovania na multifunkčnej tlačiarni je dôležitým faktorom ochrana citlivých informácií. Veľmi ľahko sa môže stať, že na skle nedopatrením necháte dokument, ktorý by neskôr mohla napríklad nájsť neoprávnená osoba.

Na vyriešenie tohto problému teraz mnoho nových multifunkčných tlačiarní značky Canon ponúka možnosť nastaviť pripomienku, ktorá vás vyzve na odstránenie originálneho dokumentu.

„Keď túto funkciu aktivujete,“ vysvetľuje Zubair, „tlačiareň približne minútu po skenovaní alebo kopírovaní zobrazí na obrazovke výzvu a zvukovo vás upozorní, že ste dokument nechali na predlohovom skle.“

Ak tlačíte dôverné dokumenty, funkcia tlače pečiatky/pozadia v modeloch tlačiarní Canon PIXMA a MAXIFY umožňuje dodatočné zabezpečenie.

„Je to takmer ako vodoznak na dokumente,“ hovorí Zubair. „Funkcia pečiatky vám umožňuje vytlačiť veľmi svetlý text alebo bitmapovú pečiatku za údajmi dokumentu. Môžete si vybrať napríklad dátum, čas alebo meno používateľa, ktoré vám umožní zvýrazniť citlivú povahu dokumentu a sledovať všetky chýbajúce kópie.“

Najnovšia verzia protokolu šifrovania TLS (Transport Layer Security) je rýchlejšia a poskytuje lepšie zabezpečenie pri pripojení tlačiarne a smerovača. Spoločnosť Canon zaviedla v modeloch Canon MAXIFY GX4040 a GX3040 podporu šifrovania TLS 1.3.

„Predchádzajúca verzia – TLS 1.2 – je stále bezpečná a je to najčastejšie používaný protokol šifrovania v sieťach,“ potvrdzuje Zubair, „ale do našich zariadení zavádzame verziu TLS 1.3, aby zodpovedali lepšiemu šifrovaniu, ktorým sa vybavujú moderné zariadenia.

„Na rozdiel od mnohých praktických funkcií zabezpečenej tlače, ktoré sme zaviedli v našich modeloch MAXIFY a PIXMA, si niektorí používatelia ani nemusia všimnúť funkcie, ako je napríklad šifrovanie TLS 1.3 na ochranu údajov a podpora šifrovania WPA3, ktorá ponúka zlepšenie konektivity a ochrany siete pred bezpečnostnými rizikami, napríklad odpočúvaním a predstieraním identity. Tieto doplnky však pridávame na pozadí, aby bola tlač bezpečnejšia.“

V týchto časoch neustáleho pripojenia je dôležité zabezpečiť ochranu citlivých informácií. Bezpečnostné prvky a funkcie tlačiarní Canon môžu pomôcť, aby bola vaša tlač čo najbezpečnejšia a informácie vo vašich vytlačených dokumentoch chránené.



Autor: Marcus Hawkins