Ovládanie životného cyklu správy informácií na zníženie obchodného rizika

Dnešné pracoviská sú prepojenejšie, digitálnejšie a rozvíjajú sa rýchlejšie než kedykoľvek predtým. Údaje medzi ľuďmi, platformami a miestami sú v neustálom pohybe. Od zmlúv až po aktualizácie pre zákazníkov, každý dokument prináša hodnotu a riziko.

Pre lídrov v oblasti IT nie je výzvou len držať krok s týmto vývojom, ale aj riadiť a chrániť ho. Presne na to slúži správa informácií. Formuje spôsob, akým majú organizácie veci pod kontrolou, znižuje riziko a chráni dôveru vo svet, ktorý sa nikdy neprestáva hýbať.

Správa informácií (IM) pomáha organizáciám mať pod kontrolou pohyb údajov v rámci celého podniku. Zahŕňa to prichádzajúce položky, napríklad faktúry a zmluvy, aj odchádzajúce položky, ako napríklad výplatné pásky a aktualizácie pre zákazníkov.

Väčšina týchto informácií je však citlivá. Ak sa stratia, odhalia alebo odošlú na nesprávne miesto, môže to mať vážne následky. Váš podnik by mohlo čeliť riziku narušenia bezpečnosti údajov, pokutám, poškodeniu dobrej povesti alebo strate dôvery od zákazníkov aj zamestnancov.

Väčšina lídrov v oblasti IT pozná dôležitosť ochrany údajov, ale výzvou je poznať slabé miesta. Aby sme to objasnili, používame jednoduchý rámec, ktorý rozdeľuje životný cyklus IM na tri fázy: zachytávanie, spracovanie a odovzdanie.

Zachytávanie je prvým krokom v životnom cykle IM. Vzťahuje sa na to, ako sa údaje z fyzických alebo digitálnych dokumentov získavajú a privádzajú do obchodných systémov.

Napríklad náborový manažér môže nahrať sken pasu nového zamestnanca alebo zamestnanec pracujúci na diaľku môže preskúmať dôvernú zmluvu. Tieto dokumenty často obsahujú osobné informácie alebo informácie, ktoré sú pre podnik kľúčové.

Ak proces zachytávania nie je bezpečný, hrozí riziko zadržania alebo nesprávneho nasmerovania údajov alebo toho, že k nim získa prístup nesprávna osoba. To môže viesť k narušeniu bezpečnosti údajov, regulačným pokutám, poškodeniu dobrej povesti a strate dôvery.

Na zníženie týchto rizík používajú organizácie bezpečnostné nástroje na zachytávanie s funkciami, ako je šifrovanie, zabezpečenie prihlásenia a vopred nakonfigurované pracovné postupy. Tieto kontrolné prvky pomáhajú zaistiť, aby sa s citlivými dokumentmi zaobchádzalo správne od momentu ich vstupu do vašich systémov.

Keď sa informácie dostanú do vašich systémov, je ďalšou výzvou ich bezpečné spravovanie. Práve tu prichádza na scénu fáza spracovania. Je o tom, ako sú údaje uložené, ako sa k nim pristupuje a ako sa v rámci organizácie spravujú.

Vezmite do úvahy škálu informácií, ktorými podniky disponujú – mzdové výkazy, hodnotenia výkonnosti, informácie o zdravotnom stave, strategické plány. Ak tieto údaje ponecháte nechránené alebo ak k nim získa prístup nesprávna osoba, následky môžu byť vážne. Jeden nesprávny krok, napr. ako si zamestnanec prezerá dôverné reštrukturalizačné plány, môže viesť k vnútornému narušeniu alebo dokonca k únikom informácií do vonkajšieho prostredia.

Aby sa tomu predišlo, organizácie potrebujú silné interné kontroly. Prístup založený na rolách, kontrolné záznamy a automatizované pravidlá uchovávania údajov pomáhajú zaistiť, aby citlivé údaje boli viditeľné len pre tie správne osoby, a aby postupy ukladania spĺňali regulačné normy, ako je GDPR.

Odovzdanie je poslednou fázou životného cyklu IM a zameriava sa na to, ako informácie opúšťajú organizáciu, čo obsahujú a kto ich prijíma. Môže ísť o čokoľvek od faktúry pre zákazníka cez tlačovú správu až po dokument z oddelenia ľudských zdrojov s citlivými informáciami.

Ak sa citlivé informácie odošlú nesprávnej osobe, môže to mať okamžitý a ďalekosiahly vplyv. Zvážte scenár, pri ktorom má oddelenie ľudských zdrojov v úmysle poslať lekársky záznam nového zamestnanca priamemu nadriadenému, ale omylom vyberie nesprávneho príjemcu s rovnakým menom. Takáto jednoduchá chyba by mohla mať hrozné následky, od pokrivenia dôvery po právne dôsledky.

Na zmiernenie rizík potrebujú organizácie v mieste odovzdania zabezpečenie. Overenie príjemcu, potvrdenie o odovzdaní a zabezpečené komunikačné protokoly pomáhajú zaistiť, že dokumenty sa dostanú iba k tým správnym osobám. Automatizované nástroje môžu pridať aj ďalšiu vrstvu ochrany tým, že každý krok zaznamenajú kvôli úplnej sledovateľnosti.

V dnešnom komplexnom prostredí IT je správa informácií nevyhnutná na zníženie rizika a ochranu toho, na čom záleží najviac – vašich údajov, zákazníkov a kolegov.

Rozdelením životného cyklu IM do troch rôznych fáz môžu lídri v oblasti IT zaujať štruktúrovanejší a proaktívnejší prístup k riadeniu rizík a ochrane citlivých informácií.

Technológia zohráva kľúčovú úlohu pri bezpečnom zachytávaní, odovzdávaní a spracovávaní informácií. Tie správne nástroje znižujú množstvo manuálnych chýb, presadzujú zásady a zabezpečujú ochranu citlivých údajov pri každom kroku. Znamená to menej narušení bezpečnosti, lepší súlad a väčšiu spoľahlivosť v celej organizácii.

Preskúmajte, ako vám riešenia správy informácií od spoločnosti Canon môžu pomôcť posilniť kontrolu, zlepšiť prehľad a podporiť inteligentnejšie rozhodovanie.

Preskúmať riešenia Canon IM