Prečo je potrebné vnímať procesy ako prioritu

Ako často ste sa dostali do úzkych, keď sa vás niekto opýtal, kde sa nachádza konkrétny dokument? Stalo sa vám, že ste museli odsunúť dokončenie projektu, pretože ste nemohli nájsť príslušný šanón alebo priečinok?

Všetci vieme, o čom je reč. Tento problém je bežný na modernom pracovisku, kde zamestnanci pracujú s rovnakými súbormi. Približne tri štvrtiny zamestnancov sa vyjadrili, že v ich organizácii sa používa centralizovaný systém na archiváciu súborov, čiže tento problém jednoznačne nie je spôsobený nedostatkom potrebnej infraštruktúry.

Vzniká preto, lebo až 41 percent zamestnancov si dokumenty stále ukladá do svojho osobného zariadenia. Ľudia majú tendenciu vyhľadávať procesy, ktoré im vyhovujú – no nemusia vždy vyhovovať ich firme. Často si tiež neuvedomujú dôsledky svojich činov.

To však neznamená, že situácia je neriešiteľná. Na jej riešenie musia informační riaditelia zaviesť štandardizované procesy. Hoci sa toto riešenie zdá byť fádne a otrepané, pre informačných riaditeľov by malo byť prioritou. Približne v polovici organizácií totiž stále chýba konzistentnosť a dobré organizovanie pracovných procesov.

Je v prospech veci, keď sa zavádzajú nové systémy, no takéto systémy sa stávajú nadbytočné, ak o nich zamestnanci nevedia alebo k nim nedostali príslušné pokyny či školenie. Zamestnanci následne strácajú dôveru v schopnosť organizácie spoľahlivo ukladať a používať dokumenty, ktoré vnímajú ako neorganizované a neefektívne. Zároveň je to jeden z dôvodov, prečo používajú osobné zariadenia.

Kvôli absencii jasných procesov netrpia len zamestnanci – má priamy vplyv aj na ziskovosť a produktivitu. V dnešnej dobe trávime priemerne 25 minút denne hľadaním dokumentov, ktoré sú ledabolo uložené tu i tam. Straty, ktoré takéto hľadanie spôsobuje, sú alarmujúce.

Informační riaditelia sa musia vzchopiť, aby obnovili dôveru svojich zamestnancov. Potrebujú jednoznačne prijať zodpovednosť za tvorbu a implementáciu firemných protokolov, ktoré zvýšia produktivitu, a obnoviť vieru v systémy, ktoré sa používajú v danej spoločnosti. Po zavedení týchto procesov sa budete čudovať, čo všetko sa dá stihnúť za získaných 25 minút.