Sú automatizované pracovné toky budúcnosťou finančného oddelenia?

Kamene úrazu na ceste k automatizácii

Automatizácia správy záväzkov predstavuje nielen náročný, ale aj nákladný transformačný proces. Všimli si to aj vrcholoví manažéri, ako sa ukázalo v správe Financie a účtovníctvo za rok 2017: Automatizácia základných procesov na spracovanie informácií, ktorú vypracovala asociácia AIIM v spolupráci so spoločnosťou Canon. Až 25 % finančných odborníkov verí, že ak by prijali riešenia na automatizáciu správy záväzkov, nemalo by to viditeľný efekt na ich náklady na spracovanie faktúr. Napriek tomu 23 % odborníkov predpokladá, že zavedením riešení automatizácie správy záväzkov by sa ich náklady znížili o 15 až 20 % a 22 % očakáva zníženie nákladov na faktúry o 25 až 50 %. Prečo sa teda rukolapné výhody automatizácie stále prehliadajú?

Zdá sa, že v celej automatizácii financií niečo nesedí. Situácia sa začne vyjasňovať, keď zvážime, že tí, ktorí už do procesu automatizácie investovali, sa o nej vyjadrujú pozitívne a v súlade s tým, o čo sa usilujú všetky finančné oddelenia: 28 % organizácií potvrdzuje vďaka automatizácii správy záväzkov zníženie nákladov o 25 až 50 %. Dvadsaťštyri percent organizácií využívajúcich automatizované procesy uviedlo, že sa im náklady na toto riešenie vrátili do 3 mesiacov, kým 36 % z nich dosiahlo návratnosť investícií do jedného roka. Ani tieto výsledky však zatiaľ nedokázali rozhýbať spoločnosti, ktoré s procesom automatizácie stále váhajú.
Náklady sú však len jednou časťou problému. Zdá sa, že v ceste finančnému reštartu stojí aj podniková kultúra. Kým tretina (29 %) organizácií uvádza, že ich od automatizácie odradil nedostatok kapitálu, 27 % z nich brzdia obavy z riadenia zmeny. Samozrejme, že tento prechod môže byť pre niekoho nepríjemný, ale ak sa finančné oddelenie chce stať produktívnou a proaktívnou súčasťou podniku, digitálna reorganizácia je preň nevyhnutná.

Cesta k automatizácii vedie cez vrcholové vedenie

Asi najzložitejšou prekážkou, ktorú je potrebné prekonať, sú staré systémy. Dvadsaťdva percent výkonných pracovníkov popisuje automatizáciu ako riešenie, ktoré „nemožno prispôsobiť našim aktuálnym prioritám a nie je s nimi v súlade“. Z toho vyplýva aj ich vlažný prístup k presadzovaniu projektov automatizácie. Ďalších 23 % tvrdí, že vzhľadom na množstvo projektov, ktoré musia zvládať, nemôžu toto považovať za prioritu. Je zjavné, že vyššie vedenie sa do podpory automatizácie príliš nehrnie. Štvrtina (27 %) zamestnancov uvádza, že hlavným kameňom úrazu pri schvaľovaní projektov na automatizáciu správy záväzkov a pohľadávok je pozornosť vyššieho vedenia a finančná podpora, a to aj napriek faktu, že zdokonalenie procesov by mohlo výrazne zvýšiť ich výkon.

Ak sa majú vrcholoví manažéri pustiť do plánovania transformácie, musia byť najprv presvedčení o potenciáli automatizácie. Hoci niektorí si už možno uvedomujú jej prínosy ako rýchlejší obrat (46 %), väčšia presnosť (46 %) a lepší záznam údajov (35 %), pre podniky bez digitálnej skúsenosti je to stále pomerne odstrašujúci krok. Finančné tímy by sa mali preto zamerať na vytvorenie silnej argumentácie v prospech transformácie podniku, a zamerať sa pritom najmä na procesy, ktoré pri minimálnych investíciách podnik najviac ovplyvnia. Keď bude vyššie vedenie presvedčené o jeho výhodnosti, môže sa začať s realizáciou rozsiahlejšej stratégie automatizácie.

Ak má finančné oddelenie niekedy dosiahnuť status inovačného oddelenia, ktoré sa podieľa na napredovaní podniku, musí výrazne zabojovať, aby sa zbavilo svojej povesti strážcu kasy. Toto je jeho príležitosť. Vďaka automatizácii sa môže finančné oddelenie posunúť asi najviac zo všetkých zložiek podniku a zároveň sa zbaviť svojej starej nálepky.