Článok

Tipy pre IT manažérov: Ako zjednodušiť efektívny hybridný spôsob práce

Tipy pre IT manažérov: Ako zjednodušiť efektívny hybridný spôsob práce

Canon Camera
Posledný rok bol náročný asi pre všetkých IT manažérov. Nikto nemohol predvídať všetky tie náhle a drastické zmeny v oblasti IT stratégie, ktoré museli spoločnosti implementovať. Spôsob, akým pracujeme, sa síce pomaly menil, no pandémia zapríčinila, že postupná premena musela nakoniec nabrať raketovú rýchlosť. To, čo mohlo predstavovať stabilný trojročný plán pokroku v oblasti digitálnej transformácie, sa zrazu muselo pohotovo vyriešiť „hneď teraz“.

Počas posledných 30 rokov sme sa rozlúčili so samostatnými kanceláriami, kancelárskymi kójami a nedávno aj s bežnou osemhodinovou pracovnou dobou, ba dokonca aj s celkovou predstavou práce v kancelárii. Už v období pred pandémiou sme čelili trendu zrýchľovania smerom k práci z domu a mobilnej práci, pričom zamestnanci chceli pracovať efektívne v kancelárii, v zdieľanom priestore, v pracovni v pohodlí domova či v inej pobočke v rámci krajiny. No s nástupom pandémie sa potreba a rýchlosť transformácie ešte zintenzívnili, nakoľko sa mnoho spoločností zaviazalo uplatniť zásady dlhodobej a distribuovanej práce na diaľku.

V dôsledku týchto zmien nadobudla funkcia IT lídra podobu akéhosi „informačného architekta“. Teraz je ich povinnosťou odpovedať na zložité otázky, ako napr.:
  • Ako bude vyzerať tok informácií v rámci podnikových procesov a aplikácií, najmä ak sa zamestnanci nachádzajú na rôznych miestach? 
  • Ako zaistíme, aby sa informácie v tlačenej podobe, ktoré bude mať daná kancelária k dispozícii, digitálne sprístupnili zamestnancom pracujúcim na diaľku? 
  • Ako zaistíme bezpečný prístup k takýmto informáciám a tiež bezpečnú manipuláciu s nimi v pracovných priestoroch mimo pracoviska?

Aby sme podporili tento nový mobilný pracovný model, IT tímy museli opätovne prehodnotiť technológiu, ktorá umožňuje ich každodennú prácu. Spoločnosti potrebujú také nastavenie, ktoré bez ohľadu na miesto podporí jednoduchý tok informácií. Pre mnohých to môže znamenať úplnú obnovu, odklon od zaužívanej infraštruktúry na pracovisku ku cloudovému softvéru a službám.
1. Zachovanie jednoduchej infraštruktúry

V minulosti ste sa možno ako IT tím dlho venovali správe a zachovaniu infraštruktúry na pracovisku. Hoci sa nejednalo o najlepšie využitie času, bolo to typické pre mnoho spoločností. Nepriaznivé dôsledky šírenia pandémie však zapríčinili, že mnohí lídri spoločností museli prehodnotiť bežné postupy, pretože neustále návštevy na pracovisku nie sú počas lockdownov len nepraktické, takisto znemožňujú vykonávať dlhodobo distribuovanú či hybridnú prácu. Táto skúsenosť teda v prípade spoločností podporila dôvody na to, aby sa znížila závislosť od infraštruktúry na pracovisku. Jednou z oblastí, ktoré teraz musia čeliť novému prehodnoteniu, je správa ovládačov.

Správa ovládačov nepredstavuje veľmi diskutovanú tému, no v skutočnosti si v tejto oblasti IT tímy lámu hlavy, dokonca aj keď sa zariadenia a používatelia nachádzajú na jednom pracovisku. Hybridný spôsob práce všetko ešte viac komplikuje. Práca v novom prostredí bude pravdepodobne znamenať aj potrebu investície do nových zariadení, ktoré budú vhodnejšie pre vzdialené pracoviská. A nové zariadenia znamenajú viac práce pre IT oddelenie, vrátane zabezpečenia správneho softvéru, ovládačov a nastavenia zabezpečenia.

Požiadavky používateľov sa budú líšiť v závislosti od ich funkcie, čo následne ovplyvní aj správu ovládačov. Medzitým bude chcieť čoraz viac používateľov pripojiť svoje vlastné zariadenia, o čo viac je dôležité, aby sa zabezpečila správna správa a zavedenie ovládačov tlačiarní. Prechod na cloudové prostredie bez ovládačov vám nielenže ušetrí drahocenný čas s nastavením alebo aktualizovaním vzdialených zariadení, ale tiež zabezpečí, že si vaša spoločnosť nebude musieť zaobstarať väčšiu infraštruktúru na pracovisku.

2.Centralizovaná správa skupiny zariadení

Prechod na cloudovú správu skupiny zariadení má okrem lepšieho prístupu k infraštruktúre na diaľku aj ďalšie výhody. Zabezpečuje centralizovanú správu, ktorá uľahčuje zobrazenie, správu a údržbu skupiny vašich tlačových a skenovacích zariadení.

Napríklad sa možno o problémoch s nízkou úrovňou toneru, zaseknutím papiera či poruchami nedozviete dovtedy, kým ich nenahlási nejaký zamestnanec. No v tom čase ho bude už daný problém spomaľovať v práci. Keď sa zariadenie nachádza 50 míľ ďaleko v domácej kancelárii zamestnanca, vykonať diagnostiku a opraviť poruchu je ešte ťažšie. Môže to dokonca znamenať, že zariadenie bude dlhú dobu mimo prevádzky. Avšak s cloudovými nástrojmi dokážete monitorovať skupinu vašich zariadení a predchádzať tak problémom, ako je napríklad výmena tonera, v dôsledku čoho sa skracujú prestoje.

Centrálna správa vám tiež umožňuje oveľa ľahšie spravovať aktualizácie. Ak sa skupina zariadení nenachádza v tej istej miestnosti, je nemožné aktualizovať každé zariadenie individuálne. Vďaka cloudovému softvéru na správu však dokážete ľahko realizovať nové aktualizácie alebo funkcie v rámci celej skupiny zariadení bez toho, aby ste sa vzdialili od pracovného stola. Lepšie riešenie pre vás a tiež pre vašich zamestnancov, ktorí získajú okamžitý prístup k najnovším verziám bez omeškania – práve to je obzvlášť dôležité, keď sa jedná o zabezpečenie.

3.Zabezpečený a efektívny tok informácií

Tým sa dostávame k zabezpečeným a efektívnym pracovným postupom. Na čom sa všetci zhodneme, je, že to najdôležitejšie je zabezpečenie. Ale IT tímy musia zabezpečiť optimálnu rovnováhu medzi prístupnosťou a ochranou. Zamestnanci musia byť schopní získať prístup k potrebným dokumentom bez toho, aby narážali na dokumenty, ktoré nepotrebujú. Zabezpečenie jednoduchého prístupu pre zamestnancov sa nesmie uskutočňovať za cenu získania jednoduchého prístupu pre kohokoľvek vrátane aktérov s nekalými úmyslami.

A práve v tejto oblasti prinášajú cloudové systémy mnohé výhody. Umožňujú zamestnancom súbežne získať jednoduchý prístup k potrebným dokumentom bez ohľadu na to, kde sa nachádzajú. Ale taktiež umožnia IT tímom jednoduchšie spravovať zabezpečenie a vám nastaviť pravidlá na udelenie alebo obmedzenie prístupu používateľov k umiestneniam súborov na serveri.

Okrem toho vám cloudová správa skupiny zariadení umožní vysporiadať sa s tým aj v prípade tlačových a skenovacích zariadení. Máte možnosť z centrálnej úrovne konfigurovať a spravovať profily používateľov a pracovné postupy, čo uľahčuje nastavenie pravidiel na udelenie prístupu a správu informácií.

Pri vstupe do novej éry hybridného spôsobu práce sa IT tímy čoraz viac ocitajú v pozícii „informačných architektov“. V centre toho všetkého bude poskytovanie nástrojov a technológií, ktoré umožnia efektívnym a zabezpečeným spôsobom pracovať odkiaľkoľvek. Vaša spoločnosť už možno zahrnula cloud do svojich budúcich plánov, no pre túto úlohu bude cloud nevyhnutným, najmä pokiaľ ide o správu skupiny zariadení. Nejedná sa len o nevyhnutnosť, ale aj o príležitosť vo všeobecnosti zlepšiť správu skupiny vašich zariadení, čo vám takisto pomôže zvýšiť dobu prevádzkyschopnosti a zachovať zabezpečenie na strane vašich zamestnancov.

Zistite viac o tom, ako bude IT vyzerať o 10 rokov.

Súvisiace produkty a riešenia

Zistite viac

Nie ste si istí, aké produkty pre svoj podnik potrebujete?