Simplify, Leeds City Council optimise their print service using Canon document solutions

Mestský úrad Leeds: ako byť najlepší za menej peňazí

Výzva

Mestský úrad Leeds poskytuje dôležité podporné služby 700 000 obyvateľom a je druhým najväčším metropolitným úradom vo Veľkej Británii. V očiach verejnosti sa chce presadiť ako ten najlepší úrad – a to kvalitou poskytovaných služieb, ale aj spôsobom ich poskytovania. V oblasti vyznačujúcej sa úspornosťou a krátením verejných výdavkov je to náročná úloha.

Popri zámere zlepšiť produktivitu pri súčasnom znížení nákladov na tlač a zmiernení plytvania chcel úrad zmeniť možnosti prístupu občanov k verejným službám. Vedúca oddelenia zdieľaných služieb Helena Phillipsová vysvetľuje: „Čoraz väčší objem komunikácie prebieha prostredníctvom digitálnych kanálov, takže sme stáli pred náročnou úlohou rozvinúť ponúkané služby v medziach našich neustále sa zmenšujúcich rozpočtov.“

"Našou prioritou bolo zaviesť inteligentné riešenie tlače, ktoré by úradu šetrilo peniaze a jeho zamestnancom čas."

Simplify, Leeds City Council boost productivity through Canon’s printing and document management solutions

Keď prišlo na zisťovanie neefektívnych oblastí, jasným kandidátom boli tlačové služby úradu. Tlač predstavuje pre jej 12 500 zamestnancov základnú IT funkciu, ale rad sieťových a nepripojených zariadení sa ťažko spravoval a udržiaval. Vedúca riadených tlačových služieb Kirsty McCarthyová spomína: „Ľudia v mojom tíme celé dni riešili chyby a snažili sa minimalizovať výpadky. Našou prioritou bolo zaviesť inteligentné riešenie, ktoré by úradu šetrilo peniaze a zamestnancom navrátilo stratený čas.“

Riešenie od spoločnosti Canon

Spoločnosť Canon vyvinula v úzkej spolupráci s úradom riešenie tlače pre celú organizáciou, ktoré nieslo značku PrintSmart. Pozostávalo z 850 pokročilých čiernobielych a farebných multifunkčných zariadení a integrovaného faxového servera v rámci jednotného systému správy.

"Spoločnosť Canon okamžite zaujala rolu, v ktorej vystupovala skôr ako strategický partner než dodávateľ."

Spoločnosť Canon chcela úradu pomôcť zaviesť riešenie PrintSmart do šiestich mesiacov, preto uviedla online a video školenia, ako aj školiaci program na vyškolenie tzv. superpoužívateľov, ktorí následne svojim kolegom na úrade mohli ukázať, ako sa vylepšený systém používa. Slovami vedúceho oddelenia služieb a infraštruktúry Andrewa Byroma: „Spoločnosť Canon zaujala rolu, v ktorej vystupovala skôr ako strategický partner než dodávateľ. Členovia tímu boli veľmi zanietení a každý deň pracovali nad rámec svojich povinností – najmä počas náročnej prechodnej fázy. Táto technológia je taká skvelá a tak jednoducho sa používa, že si ju ľudia úplne prirodzene osvojili.“

Výhody

Riešenie PrintSmart sa okamžite prejavilo aj finančne – za prvý rok ušetrilo úradu približne 30 % hodnoty jej predchádzajúcej dodávateľskej zmluvy a doteraz už vyše 400 000 libier. Nahradením radu tlačiarní za menší počet úspornejších multifunkčných zariadení sa počet tlačových zariadení znížil o 39 %, čo už v prvom roku viedlo k zníženiu objemu tlače o 25 %. Úspory s vplyvom na životné prostredie boli rovnako pôsobivé. Za prvých 12 mesiacov mesto Leeds ušetrilo 1 007 318 kg skleníkových plynov a 18 139 stromov a je tak na dobrej ceste stať sa mestom s najmenšou uhlíkovou stopou.

"Zlepšenie je prevratné. Malými zmenami, ako je viditeľnosť tlačových frontov či prístup na individuálne kódy PIN, sa dosiahlo, že dokumenty sa nestrácajú a tým sa šetrí čas."

Došlo aj k obrovskému nárastu produktivity, ako vysvetľuje vedúci administratívneho oddelenia Jo Miklo: „Zlepšenie je prevratné. Malými zmenami, ako je viditeľnosť tlačových frontov či prístup na individuálne kódy PIN, sa dosiahlo, že dokumenty sa nestrácajú a tým sa šetrí čas pri ich získavaní. Jednoduché funkcie skenovania údajov nám zároveň umožňujú rýchlejšie reagovať na žiadosti občanov.“ Už nedochádza doslova k žiadnym výpadkom a pre Andrewa Byroma je najjasnejším signálom úspechu to, že už niekoľko mesiacov nedostal žiadnu sťažnosť.

Výrazne sa zlepšilo aj zabezpečenie údajov. Napríklad pokročilé faxové riešenie, ktoré sa používa na výmenu informácií medzi nemocnicami a školami, zaisťuje bezpečné nakladanie s citlivými informáciami. O výrazné zlepšenia v tejto oblasti sa zaslúžili aj nové opatrenia ako prístup na individuálne kódy PIN či automatické odstraňovanie tlačových úloh po 24 hodinách.

Digitálna mestská rada

Andrew Byrom má v úmysle znížiť s pomocou spoločnosti Canon objem tlače úradu každý rok o päť percent. Na základe podrobných prehľadov systému sa jeho tím zameria na oddelenia, na ktorých sa zistí drahé nakladanie s tlačovými prostriedkami, a naučí príslušných zamestnancov, ako znížiť objem tlače. Cieľom je zabezpečiť dlhodobú návratnosť investícií do novej tlačovej infraštruktúry, aby sa mestský úrad mohol sústrediť na ďalšie oblasti, kde je potrebné dosahovať zlepšenia a úspory.

Simplify, Leeds City Council cut costs and waste, using plug and play technology from Canon

"Zmenou nášho spôsobu práce nám spoločnosť Canon pomohla lepšie slúžiť občanom mesta Leeds."

Úspech riešenia PrintSmart na mestskom úrade sa interne považuje za ukážkový príklad toho, ako treba implementovať veľké podnikové projekty. Helena Phillipsová konštatuje: „Vďaka riešeniu PrintSmart tlač už nie je pre nás tŕňom v päte, ale základným pracovným nástrojom v digitálnej ére. Zmenou nášho spôsobu práce nám spoločnosť Canon pomohla lepšie slúžiť občanom mesta Leeds.“

Zistite viac

Ozvite sa

Zistite, ako vám môžeme pomôcť zjednodušiť vašu firmu

Zistite viac