ČLÁNOK

Tipy pre nákupné oddelenie na zabezpečenie súladu s legislatívou

Ako držať krok s legislatívou týkajúcou sa obstarávania

Stiahnuť príručku

Stratégie plnenia zvyšujúcich sa nárokov na zabezpečenie súladu v oblasti P2P

Prečítajte si príručku spoločnosti Canon o tom, ako zvýšiť transparentnosť, zodpovednosť a bezpečnosť vášho podniku

Stiahnuť príručku

Man presents financial information to meeting

Dilema pri dodržiavaní predpisov vo finančnej oblasti: GDPR a iné

Rýchle tempo zmien, ktoré ovplyvňujú finančné oddelenia, prináša do tejto tradične analógovej obchodnej jednotky inovácie v podobe automatizácie a umelej inteligencie. V kombinácii technologickej inovácie so zmenami v regulačnej oblasti môže byť dodržiavanie pravidiel pomerne náročné, keďže podniky sa usilujú o urýchlenie digitálnych zmien.

V oblasti financií sa vždy kládol dôraz na súlad s internými zásadami podniku a predpísanými postupmi, pričom podniky zavádzali pragmatické kontroly, aby zabezpečili, že rozhodnutia o výdavkoch sú prijímané v najlepšom záujme organizácie. Dnes však rastie množstvo vonkajších vplyvov predstavujúcich ďalšie kritériá súladu s príslušnými predpismi. Či už ide o nedávno zavedené všeobecné nariadenie o ochrane údajov (GDPR) alebo iné zákony týkajúce sa korupcie, moderného otroctva alebo povinnosti nahlasovania platobných podmienok, existuje čoraz viac požiadaviek na zabezpečenie súladu, na ktoré musia finančné oddelenia a oddelenia obstarávania pamätať.

Problém, s ktorým sa stretávajú finančné tímy vo všetkých oblastiach, je zavedenie nových zmien digitálnej legislatívy, ako je napríklad nariadenie GDPR, do pracovného prostredia, ktoré stále často využíva tradičné pracovné postupy založené na fyzických dokumentoch. 66 %[1] finančných odborníkov uvádza, že sú od papierov závislí viac ako ktorékoľvek iné oddelenie podniku.

Avšak bez ohľadu na to, či je finančné oddelenie plne automatizované alebo za krivkou digitálnej transformácie zaostáva, efektívne obstarávanie tovarov a služieb je neoddeliteľnou súčasťou fungovania každého podniku. Dodržiavanie legislatívy preto nemôže a nemalo by tento proces narúšať. Malo by len ochrániť spôsob, akým sa obstarávanie vykonáva, dodať celému procesu spoľahlivosť a zaručiť bezpečnosť všetkých zúčastnených strán.

Person looking at map on mobile phone

Trojcestné priraďovanie

Moderné obstarávanie rozhodne nie je jednoduchá záležitosť. Základy efektívnych nákupov je však možné rozčleniť do trojfázového procesu. Na základe tohto procesu pracovníci správy záväzkov a finančné tímy kontrolujú úplnosť a presnosť platby. Je založený na podrobnom skúmaní troch dôležitých dokumentov používaných pri procese nákupu a predstavuje celkový reťazec zodpovednosti, pričom poukazuje na prípadné nezrovnalosti, a tak chráni podniky pred preplácaním alebo platbami za neposkytnuté tovary alebo služby.

Proces trojcestného priraďovania objednávok spočíva v porovnávaní údajov z nákupnej objednávky (NO), potvrdenia o prijatí tovaru a faktúry. Pri manuálnom spracovaní môže byť tento proces pomerne zdĺhavý, preto mnohé podniky pristupujú k jeho automatizácii, aby v rámci vyplácania záväzkov skrátili čas venovaný administratíve a získali cenné informácie o tom, ako dodávateľ spĺňa predpisy v oblasti dodávok a cien.

Efektívne zabezpečenie súladu s predpismi

Pre mnohé organizácie znamená dosiahnutie súladu s príslušnou legislatívou viac, ako len začiarknutie políčka. Predstavuje spoľahlivosť procesu, ktorý je nevyhnutný na dosiahnutie efektivity. Zavedením digitálnych technológií a technológií na automatizáciu procesov obstarávania sa zvýši nielen ich efektivita a transparentnosť, ale aj ich spoľahlivosť a bezpečnosť.

Súlad s pravidlami by mal viesť k zlepšeniu rozhodovania v rámci celého procesu obstarávania. Keďže podľa organizácie Chartered Institute of Procurement and Supply môže organizácia až dve tretiny svojich príjmov minúť na obstarávanie, každé drobné vylepšenie tohto procesu môže mať veľký vplyv nielen na finančné oddelenie, ale na celý podnik.

Zistite, ako zvýšiť transparentnosť, zodpovednosť a bezpečnosť vášho podniku

Súvisiace riešenia

Zistite viac

Zistite, ako nezaostávať v dodržiavaní predpisov

Kontaktujte náš tím

  • Canon
  • Podnikanie
  • Tipy pre nákupné oddelenie na zabezpečenie súladu s legislatívou