Zlepšovanie podnikových procesov pomocou digitálnej transformácie

Vytvorte inteligentnejšie podnikové procesy vďaka taktickej stratégii transformácie

STIAHNUŤ PRÍRUČKU

Plánovanie stratégie vašej digitálnej transformácie

V 53 % prípadov je pohnútkou na digitálnu transformáciu neefektívnosť. Zistite, ako môžete svoj podnik zefektívniť.

Stiahnuť príručku

Winding mountain road lit up brightly

Ako zlepšiť podnikové procesy

Dnes už veľa ľudí chápe, že digitálna transformácia nie je niečo, čo možno úspešne dosiahnuť jedným veľkým prelomovým projektom, a že kancelária bez papiera nemôže vzniknúť zo dňa na deň. K úspechom sa efektívnejšie dopracujú podniky, ktoré sa vydajú cestou zvládnuteľných krokov, a ktoré si určia, aké procesy a postupy je potrebné prioritne digitalizovať.

Väčšina organizácií v súčasnosti úspešne pracuje v hybridnom prostredí a darí sa im vyvážene využívať digitálne a analógové podnikové procesy. Pred investovaním je preto potrebné zvážiť, ktoré procesy sú najkritickejšie, najproblematickejšie a časovo najnáročnejšie. Často ide o procesy na oddelení ľudských zdrojov a finančnom oddelení.

Transformácia finančného oddelenia

Finančné oddelenia bývajú známe tým, že sa tu používajú analógové procesy a staré systémy. Až 88 % finančných odborníkov otvorene priznáva, že v úsilí dosahovať digitálne ciele spoločnosti zápasí s ťažkosťami. V nedávnom prieskume spoločnosti Canon navyše iba jeden z troch respondentov uviedol, že majú zdigitalizovanú alebo zautomatizovanú správu záväzkov, pohľadávok alebo dodávateľov.

Spracovanie faktúr

Kde by ste teda mali začať, ak premýšľate o digitálnej transformácii finančného oddelenia? Jedným z prvých krokov by mala byť revízia spracovania faktúr. Manuálne spracovanie faktúr je pomerne bežné, no môže spôsobovať veľké problémy z hľadiska peňažných tokov. Štúdie dokazujú, že miera chybovosti v dôsledku ľudského faktora pri manuálnom spracovaní faktúr je 12 až 15 %, a to bez ohľadu na služobný vek či skúsenosti tímu. Najlepším riešením tohto problému je zautomatizovať fakturáciu, čím sa zefektívnia pracovné postupy a zautomatizuje zaznamenávanie, overovanie a priraďovanie fakturačných údajov.

Od nákupu k platbám

Ďalší spôsob, ako ešte viac zvýšiť prevádzkovú efektívnosť, je zaviesť automatizované komplexné riešenie typu Purchase to Pay (P2P). Na pracoviskách, kde sa využívajú neproduktívne a zastarané pracovné postupy, ktoré obmedzujú možnosti rastu a znižujú ziskovosť, môže automatizované riešenie P2P zredukovať vynaložený čas, peniaze aj administratívnu silu.

Team huddle

Digitálna transformácia oddelenia ľudských zdrojov

Digitálny vývoj a cesta ku kancelárii, kde sa čoraz menej využíva papier, prinášajú pracovníkom nové možnosti, urýchľujú inovácie a vďaka tomu zostávajú pre podniky vysokou prioritou. Aj keď sa oddelenie ľudských zdrojov ocitá pod narastajúcim tlakom (musí zvyšovať dátovú gramotnosť a zlepšovať zručnosti súčasných aj novoprijímaných zamestnancov), až dva z troch podnikov stále spravuje svoju personálnu agendu na papieri.

Digitalizácia oddelenia ľudských zdrojov sa začína revíziou administratívnych procesov, ktoré sa naďalej vykonávajú manuálne. Digitálnou správou a archiváciou dokumentov sa skracuje čas a znižujú náklady na dodržiavanie predpisov, ktoré si vyžaduje správa zamestnancov.

Automatizáciou procesov, ako sú žiadosti o náhradu výdavkov, žiadosti o dovolenku či zhromažďovanie spätnej väzby od zamestnancov, sa môže ušetriť viac času na plánovanie, vedenie alebo prediktívny nábor pracovnej sily a na vypracovanie školiacich programov rozvoja.

Implementácia digitálneho poštového oddelenia

Prichádzajúca pošta sa spravuje a archivuje na finančnom oddelení (napr. faktúry) aj na oddelení ľudských zdrojov (napr. žiadosti o zamestnanie). Koniec koncov sa o ňu opierajú podnikové procesy v celej organizácii. Bez správneho systému je triedenie pošty časovo náročné, často pri ňom dochádza k chybám a nedá sa sledovať, kto a kedy si poštu pozrel. Vďaka riešeniu v podobe digitálneho poštového oddelenia možno prichádzajúcu poštu v priebehu niekoľkých hodín automaticky zaznamenať, identifikovať, overiť a s príslušnými indexovými údajmi zaslať do správnych systémov či správnym osobám. Týmito procesmi dokáže digitálne poštové oddelenie znížiť prevádzkové náklady a zlepšiť služby zákazníkom.

V podnikoch sa môžu rôzne oddelenia alebo útvary nachádzať v rôznych štádiách digitálnej zrelosti a ich príslušné procesy budú tiež vykazovať rôznu mieru digitalizácie. Kľúčom k zlepšeniu podnikových procesov v organizácii nie je zamerať sa na dosiahnutie konečného cieľa v podobe bezpapierovej kancelárie, ale vypracovať inteligentné hybridné riešenie, v rámci ktorého sa budú vo vyváženej miere využívať manuálne, digitálne aj automatizované procesy a ktoré bude pre daný podnik ideálnou voľbou na jeho ceste digitálnej transformácie.

Zaistite úspech svojej digitálnej transformácie pomocou sprievodcu od spoločnosti Canon

Súvisiace riešenia

Zistite viac

Zistite, ako vykročiť na cestu transformácie podniku so spoločnosťou Canon

KONTAKTUJTE NÁS