Trojka je magické číslo
Neúprosná efektivita. Vyžadujeme ju na pracovných poradách, no nie vždy ju vieme dosiahnuť na každodennej úrovni. Pre mnohých kancelárskych pracovníkov môže byť zdrojom ambícií, ale aj obáv. V dnešnej dobe je potrebné vyrábať rýchlejšie, no so zníženými nákladmi. Tento rastúci tlak je cítiť aj v IT oddeleniach, ktorých úlohou je zamestnancom pomôcť pri dosahovaní takýchto (často nerealizovateľných) cieľov.
Zvyšovanie produktivity bolo vždy jednou z hlavných priorít, no dnes je ešte prioritnejšie, pretože firmy začínajú bojovať s rastúcim množstvom informácií, ktoré spomaľujú ich podnikateľskú činnosť. Je zarážajúce, že zamestnanci trávia až 25 minút denne vyhľadávaním minulých dokumentov! Keď si tento čas vynásobíme počtom zamestnancov vo vašej organizácii a počtom dní v týždni, množstvo premárneného času je ešte viditeľnejšie. Čo sa dá robiť v tejto situácii?
Vedúci pracovníci v IT uvádzajú obratnosť, jasnú komunikáciu a poskytovanie správnych pracovných nástrojov a infraštruktúry zamestnancom ako kľúčové faktory na zvýšenie efektivity kancelárskej práce. Skúsili ste si niekedy vyhľadať tipy na zvýšenie produktivity cez Google? Zdá sa, že hlavnou charakteristikou je ich nekonečný zoznam. „Päť tipov na zvýšenie produktivity vo vašej kancelárii“, „Osem technologických tipov pre vaše podnikanie“ a „Štyri tipy na zvýšenie produktivity ktorejkoľvek malej firmy“… Stačí si len dosadiť vlastné číslo!
Naše číslo je pomerne zvládnuteľné – TRI. Zamestnanci európskych spoločností sa vyjadrili, že produktivitu je možné zvýšiť pomocou troch jednoduchých faktorov: centralizované archivačné systémy, štandardizácia procesov a školenia.
Použitie správnej infraštruktúry by malo byť len základným východiskom, no pre mnohé IT oddelenia sa stáva hlavnou pracovnou náplňou. Pre technologických riadiacich pracovníkov je dôležité nezabúdať na „I“ v „IT“ a svoje úsilie zamerať na manažment informácií.
Prečo? Skoro polovica zamestnancov v kanceláriách svoju firmu vníma ako neproduktívnu, pretože nedochádza k efektívnemu zdieľaniu informácií. To vedie k nepotrebnej duplikácii pracovných činností a výraznému a nepotrebnému plytvaniu organizačnými zdrojmi a rozpočtom. Plytvaniu, ktorému je možné zamedziť implementáciou štandardizovaných procesov. Či už ide o archiváciu dokumentov v tlačenej alebo elektronickej podobe alebo konzistentnosť pri pomenúvaní súborov, v jednotlivých typoch organizácií je potrebné prijať rôzne postupy.
No prijať štandardizované postupy nestačí – informační riaditelia musia zabezpečiť aj ich dodržiavanie. Kontinuálne školenia sú dôležitým nástrojom, ktorý pomôže zamestnancom zvládnuť uvedené metódy a zabráni im plytvať čas. Niektorí sa nazdávajú, že školenia by mali byť pri zvyšovaní produktivity v kancelárii hlavnou prioritou, pretože zdokonaľovanie sa v používaných technológiách umožňuje ich plné využitie a zefektívňuje pracovnú činnosť.
Zvyšovanie produktivity je možné jednoducho dosiahnuť pomocou zavádzania technológií na efektívnejšiu komunikáciu a usmernenie pracovných tokov. Vždy však existuje priestor na zlepšenie. Priemerne o 25 minút denne... Naše tri princípy sú v tomto procese dobrou štartovacou čiarou.