BUSINESS BYTES

Odstraňovanie informačných bŕzd

  • Zverejnené pred 3 rokmi
  • 3 min. čítania

Informačné brzdy sa môžu vyskytovať v každom podnikateľskom procese, no paradoxne majú často väčšiu výpovednú hodnotu vo vzťahu k IT oddeleniu ako k tímu, ktorý je obviňovaný zo spomaľovania spoločnosti.

Ako je to možné? Je zrejmé, že v podnikateľských procesoch sa používajú viaceré body na zadávanie údajov a interakciu viacerých tímov. Stačí sa pozrieť na akýkoľvek formulár alebo žiadosť a jeho pohyb v informačnom systéme a zistíme, že v jeho digitálnej podobe existuje mnoho polí, ktoré je potrebné vyplniť na jednotlivých oddeleniach. Napríklad, v podstate akýkoľvek dokument týkajúci sa zamestnancov si vyžaduje údaje zo systému ľudských zdrojov. V žiadosti zákazníka sa napríklad zvyknú kombinovať informácie z oddelenia marketingu, predaja, finančného oddelenia a z nástrojov CRM, ktoré sa používajú v spoločnosti.

Podobne ako v reťazi, aj tu dokáže jeden slabý článok ohroziť celý proces, pričom tím, ktorý za ním stojí, si ani nemusí uvedomovať problémy, ktoré spôsobuje ostatným kolegom v procese. Keď si IT oddelenie uvedomí takéto informačné brzdy, typickou reakciou je, že zodpovedné osoby v príslušných tímoch, kde dochádza k spomaľovaniu systému, požiada o vysvetlenie situácie. Ak je však problém spôsobený nedostatočným tokom informácií z iného miesta v organizácii, IT oddelenie v takomto prípade pravdepodobne nedokáže pomôcť.

Dobrou správou však je, že IT oddelenie dokáže pomôcť pri odblokovaní informačných bŕzd. Úlohou tohto oddelenia je stáť nad vecou a porozumieť procesom, ktoré prebiehajú v organizácii, alebo mať aspoň určenú osobu, ktorá dokáže zmapovať spleť jednotlivých procesov.

Ako ich identifikovať

Predstava, že informačné brzdy nájdeme vypustením modelových požiadaviek a sledovaním, kde narazia, je veľmi zjednodušená. Nanešťastie, komplexná povaha na prvý pohľad rutinných, no veľmi dôležitých úloh znemožňuje presnú identifikáciu problému, pokiaľ k nej nepristupujeme s dokonalým a hlbokým poznaním situácie, alebo ak máme k dispozícii viaceré súbory údajov, ktoré sa vzájomne prelínajú pri tvorbe koncového produktu. Do hry zároveň vstupuje fakt, že veľká časť každého podnikateľského procesu si vyžaduje manuálne spracovávanie a zadávanie údajov, čím sa môže identifikácia a náprava informačných bŕzd ešte viac skomplikovať.

LMnohé organizácie sa môžu rozhodnúť využiť služby konzultantov, ktorí pomáhajú informačnému riaditeľovi zmapovať a riadiť komplexné a navzájom prepojené informačné toky, aby sa IT oddelenie dostalo nad samotné procesy. Nejde iba o cvičenie v technickej zdatnosti, hoci pochopenie komplexných systémov k nemu výrazne prispieva. Patrí sem aj prehľad o zamestnancoch v jednotlivých funkciách, pochopenie ich pracovnej činnosti a vypočutie si ich názoru na oblasti, ktoré je potrebné zdokonaliť. „Ďalší pár očí“ môže byť v optimalizácii procesov a identifikácii informačných bŕzd veľmi prospešný a do dohľadu nad podnikateľskými procesmi a ich riadenia môže priniesť nové nástroje.

Ako ich opraviť

Identifikácia spôsobov na uprednostňovanie najdôležitejších činností je prvým krokom na elimináciu informačných bŕzd, pretože organizácii umožňuje zabudnúť na vnútorné trenice a zamerať sa na zákazníka. Napríklad, faktúra so splatnosťou dlhšou ako jeden mesiac je oveľa menej dôležitá ako prioritné vybavenie hypotekárnych dokumentov pre človeka, ktorý sa ide práve sťahovať. Uprednostňovaním dokumentov a procesov môžu organizácie identifikovať informačné brzdy a vyhnúť sa im, pretože nie všetku prácu je potrebné riešiť rovnako urgentne, čím predídeme „dopravným zápcham“ v IT, cez ktoré sa nedostane žiadna sanitka.

Práve v tejto oblasti sa môže presadiť informačný riaditeľ a jeho tím a potreby organizácie môže pomôcť pokryť zdokonalenými službami. Namiesto toho, aby zostali problémy u príslušných „vlastníkov“ súborov údajov, od ktorých sa očakáva, že si ich vyžehlia sami, hoci si ich ani poriadne neuvedomujú, zodpovednosť za nápravu by malo prebrať IT oddelenie. IT oddelenie musí prebrať kontrolu nad dátovými tokmi v organizácii a zabezpečiť, aby bola k dispozícii osoba, ktorá má dostatočný nadhľad nad situáciou a dokáže identifikovať, kde vznikajú problémy.

Odblokovanie informačných bŕzd by malo byť prioritou pre každého informačného riaditeľa v organizáciách, ktoré sa snažia získať konkurenčnú výhodu v podobe rýchlejších služieb ako ich rivali, odosielania objednávok o deň skôr ako konkurencia, alebo zabezpečenia aktuálnosti účtov, aby nevznikal chaos medzi zamestnancami a dodávateľmi prác a materiálu. Prvým krokom na dosiahnutie tohto stavu je naučiť sa prebrať zodpovednosť a neobviňovať ostatné tímy.