BUSINESS BYTES

Kopy papierov – a prečo sa ich zbaviť

  • Zverejnené pred 1 rokom
  • 2 min. čítania

Nie ste jediní, komu sa aj napriek všemožnému úsiliu neskracuje zoznam administratívnych úloh. V nedávnom prieskume, ktorý zrealizovala spoločnosť ICM pre Canon Europe, sa práve papierovanie a byrokracia označili ako najväčší problém z hľadiska plytvania času majiteľov malých a stredných firiem.

Až jeden z piatich majiteľov trávi väčšinu svojho času administratívnymi činnosťami. Okrem toho sa zistilo, že až 31 percent majiteľov malých, stredných a rodinných firiem v Európe si myslí, že papierovanie a administratíva sú pre ich firmu výraznou výzvou.

Keďže viac ako tretina majiteľov malých a stredných firiem by rada trávila viac času rozvojom podnikania a až jedna pätina osôb prijímajúcich podnikateľské rozhodnutia trávi väčšinu času administratívou, toto zistenie nie je vôbec prekvapujúce.

Produktivita sa len ťažko dosahuje s limitovanými finančnými prostriedkami a pracovnou silou, čo znamená, že s nekonečným papierovaním musia neustále zápasiť aj samotní majitelia firiem.

Napriek tomu, že podnikateľská administratíva je na zozname prioritných úloh až na jednom z posledných miest, je k nej potrebné pristupovať pomocou nasledujúceho štvorfázového rozhodovacieho procesu:

1. Zastavte sa a identifikujte problémy a neuralgické miesta
2. Preskúmajte a prehodnoťte alternatívy
3. Zakúpte a implementujte vhodné riešenia
4. Prehodnoťte ich úspešnosť a doriešte ďalšie problémy

Je veľmi dôležité, aby si každá firma identifikovala svoje neuralgické miesta a na informačný manažment si vybrala najideálnejšie riešenia.

Odpoveďou na administratívne výzvy v malých, stredných a rodinných firmách môže byť práve outsourcing. Outsourcingu funkcií v oblasti informačných technológií najviac holdujú majitelia firiem vo Francúzsku (35 percent), následkom čoho sú až dve tretiny z nich presvedčení, že informačným technológiám venujú primerané množstvo času.

Ďalším riešením pre malé domáce firmy a živnostníkov, ktorí uprednostňujú vlastné riadenie podnikania, je implementácia efektívnych procesov na informačný manažment. Majitelia tak môžu digitalizovať a ukladať dokumenty a údaje z rôznych kanálov, dokonca aj mimo kancelárie.

Nadmerná administratíva a papierovanie až pričasto spomaľujú produktivitu a kradnú čas, ktorý je potrebný na tvorbu zisku.

Efektívnejšie informačné toky umožňujú majiteľom a zamestnancom firiem sa zamerať na dva najdôležitejšie aspekty ich organizácie: služby zákazníkom a rozvoj podnikania. Napokon, spokojný zákazník je zároveň aj lojálny.