BUSINESS BYTES

Stratégia na dosiahnutie úspechu a proces, ktorý s ňou súvisí

  • Zverejnené pred 1 rokom
  • 2 min. čítania

Každý tím v organizácii, bez ohľadu na jej veľkosť, zohráva nezastupiteľnú úlohu pri zabezpečovaní jej kondície a úspechu. Od predstaviteľov vrcholového manažmentu sa v dnešnej dobe očakáva čoraz väčšia miera vzájomnej spolupráce a spolupráce s jednotlivými tímami pri zbere relevantných údajov z organizačných jednotiek, ktoré sa používajú na prijímanie informovaných rozhodnutí týkajúcich sa rozdeľovania zdrojov, tvorby rozpočtu a investícií. Znamená to, že zber správnych informácií v správnom formáte a čase je základnou súčasťou ich pracovnej činnosti.

Mnohé organizácie sú však odkázané na „naháňanie“ papierových dokumentov, čo výrazne spomaľuje rozhodovacie procesy. V dnešnom prostredí s rastúcou konkurenciou je rýchle rozhodovanie pre spoločnosti zárukou, vďaka ktorej môžu získať konkurenčnú výhodu a konkurentom ukradnúť z koláča. Oneskorenie môže byť v podnikaní závažným problémom, ktorý znižuje produktivitu a odčerpáva motiváciu.

Čo ho spôsobuje? Jedným z dôvodov je zlý manažment údajov. V mnohých prípadoch, keď je potrebné informácie poskytnúť rýchlo, môžu byť zamestnanci bezdôvodne upriamení na proces ich zberu. Napríklad, papierová faktúra, ktorú je potrebné odovzdať na finančné oddelenie, mohla byť iniciovaná cez elektronickú objednávku (ktorá je zaznamenaná ako elektronický záznam v účtovníctve) a patrí k nej aj podpísaná zmluva (ktorá sa nachádza na právnom oddelení). Ide o tri príbuzné dokumenty, každý z nich je však v inom formáte a na inom mieste. Ak vznikne problém s objednávkou alebo má zákazník otázku, vyriešiť takýto problém môže trvať aj niekoľko dní, pretože zamestnanci musia „dohľadať“ niekoľko samostatných dokumentov, ktoré sa nachádzajú na rôznych miestach.

V ideálnom prípade by zamestnanci nemuseli tráviť hodiny vyhľadávaním informácií, najmä ak sú takéto informácie potrebné na riešenie potenciálneho problému alebo zodpovedanie otázky. Cieľom by nemalo byť vyhľadávanie údajov – cieľom by malo byť ich používanie.

Pre vedúcich pracovníkov oddelení je kľúčom k rýchlym, presným a strategickým rozhodnutiam schopnosť zachytiť a zorganizovať všetky súvisiace informácie vo forme elektronických dokumentov, ktoré sa jednoducho vyhľadávajú. Dostupné riešenia, napríklad skenovanie dokumentov, môžu navzájom prepojiť jednotlivé oddelenia do jedného zabezpečeného centrálneho repozitára dokumentov, ktorý sa aktualizuje a slúži viacerým podnikovým funkciám. Skenovanie dokumentov zároveň umožňuje ich indexáciu podľa parametrov, ktoré majú zmysel z podnikateľského hľadiska, čím používatelia získavajú možnosť vyhľadávať a používať dokumenty na základe rôznych kritérií. Technológie ako optické rozoznávanie znakov a indexácia metadát sú kľúčové z hľadiska správnej klasifikácie aktív, pričom vyhľadávanie a identifikácia sa stávajú skoro okamžité.

Nielenže sú zamestnanci produktívnejší, vyhľadávanie dokumentov sa stáva len jedným z krokov v procese zberu údajov – a nie samotným procesom.

Keďže naša profesná odkázanosť na údaje sa neustále zväčšuje, zvyšuje sa aj požiadavka na ich presnosť a efektívnu správu v jednotlivých oddeleniach. Efektívny manažment dokumentov a systém na ich skenovanie zdokonaľuje pracovné toky a zlepšuje rozhodovanie osôb, ktoré sú zodpovedné za procesy, čím sa zvyšuje ich vplyv v zasadacej miestnosti. Takéto riešenia preto nie je vhodné vnímať len ako nástroj na dosiahnutie efektivity, ale aj ako strategický nástroj.